Kenapa peran yang nggak jelas bikin kerjaan tabrakan atau ada yang kelewat

Peran yang nggak jelas itu kelihatannya masalah kecil, tapi efeknya nyebar ke mana-mana. Akarnya satu: nggak ada garis tegas siapa bertanggung jawab atas apa. Dari satu akar itu, tumbuh dua masalah yang kelihatannya berlawanan tapi datang dari sumber yang sama.

Masalah pertama, tabrakan. Dua orang ngerjain hal yang sama tanpa tahu. Dua-duanya bikin caption untuk post yang sama. Dua-duanya bales DM pelanggan yang sama dengan jawaban beda. Waktu dan tenaga kebuang, dan kadang malah bikin pelanggan bingung karena dapet dua respons yang nggak nyambung.

Masalah kedua, kelewat. Ada pekerjaan yang nggak dikerjain siapa-siapa karena semua ngira itu bagian orang lain. Yang klasik: lihat data hasil konten. Si A ngira si B yang ngurus, si B ngira itu kerjaan si A, ujungnya nggak ada yang lihat sama sekali selama berbulan-bulan. Pekerjaan penting jatuh di celah antar peran.

Kabar baiknya, dua masalah ini diselesaikan dengan obat yang sama: bikin garis tanggung jawab yang jelas. Tiap fungsi punya satu nama yang jadi penanggung jawab utama. Boleh dibantu orang lain, tapi harus jelas siapa yang "kalau ini nggak beres, ini tanggung jawab dia". Begitu tiap fungsi punya pemilik, tabrakan berkurang dan celah ketutup.

Analogi: Kerja kelompok jaman sekolah yang tugasnya nggak dibagi jelas. Hari pengumpulan, ternyata bagian pendahuluan dikerjain tiga orang karena gampang, sementara bagian kesimpulan kosong karena semua ngira ada yang udah ngerjain. Sama persis polanya. Yang gampang dan kelihatan diperebutkan, yang penting tapi nggak jelas tugas siapa malah terbengkalai.

Studi Kasus: Klinik Kecantikan Ayu#

Klinik Ayu punya tiga admin yang gantian pegang Instagram. Tanpa pembagian jelas, dua hal terjadi bareng. Promo bulanan sering diumumin dua kali oleh dua admin dengan kalimat beda, bikin followers bingung mana yang benar. Sementara itu, nggak ada satu pun yang rutin ngecek DM tab "request", jadi banyak calon pasien yang nanya harga nggak kebales selama berhari-hari. Konten promo tabrakan, chat penting kelewat. Setelah owner nentuin satu admin pegang konten, satu pegang chat, dan satu pegang jadwal posting, dua masalah itu reda dalam seminggu.

Coba Sekarang#

Pilih satu fungsi yang sering bermasalah di tim kamu, entah karena sering dobel atau sering kelewat. Contohnya bales DM jualan, atau lihat hasil konten. Tunjuk satu nama sebagai penanggung jawab utama fungsi itu, dan umumkan ke tim. Cukup satu fungsi dulu. Lihat apakah masalahnya berkurang dalam seminggu. Kalau iya, ulangi cara yang sama untuk fungsi lain.

Takeaway#

• Peran yang kabur menciptakan dua masalah dari satu akar: pekerjaan dobel dan pekerjaan kelewat.
• Yang gampang cenderung diperebutkan, yang penting tapi nggak jelas tugas siapa cenderung terbengkalai.
• Obatnya satu: tiap fungsi punya satu penanggung jawab utama yang jelas.